W trakcie tego etapu należy zastanowić się nad określeniem celu działania witryny.
Aby spojrzeć na cele holistycznie musimy wskazać grupę docelową projektu.
Do czego są nam potrzebne cele projektu?

Cóż, dobrze zdefiniowane cele są w stanie oszczędzić nam wiele wysiłku, który musielibyśmy włożyć w działanie po omacku.

Sformułowane przez nas cele powinny spełniać zasadę SMART tj.:

1.    Jasno i prosto określone – z ang. Specific.

2.    Ich osiągnięcie musi być mierzalne – z ang. Measurable.

3.    Jednocześnie cele są dla nas osiągalne przy wykorzystaniu dostępnych zasobów – z ang. Achievable.

4.    Osiągnięcie celów stanowi określoną, znaczącą wartość – z ang. Relevant.

5.    No i oczywiście umiejscowione w czasie – z ang. Timely defined.

W trakcie wyznaczania celów z pewnością zauważymy, że układają się one na kilku płaszczyznach np. hierarchizacji czy priorytetyzacji. I tak wśród celów możemy wyróżnić cel główny projektu, cele strategiczne dla powodzenia projektu i cele taktyczne. Inny podział mówi o celu głównym, celach związanych z rezultatami np. finansowymi, funkcjonalnymi czy personalnymi, oraz o celach proceduralnych, np. budżetowych. Ponadto pojawiają się cele główne projektu, cele szczegółowe (składowe) i cele poboczne. Ten ostatni podział częściowo wynika z założenia kryterium konieczności realizacji danego celu.

Należy przyłożyć wielką wagę do sprecyzowania oczekiwań. Stosując bardzo duże uogólnienie zazwyczaj poprzez cel główny rozumiemy korzyści jakie dany projekt ma przynieść organizacji. Jednak to jedynie podwalina pod uzasadnienie biznesowe dla realizacji projektu. Uszczegółowienie celów projektu przy pomocy metody SMART umożliwia późniejszy monitoring postępu prac. Poza tym zależy od tego powodzenie strategii jaką przyjmiemy do realizacji celu.

Cofnijmy się jednak na chwilę do uzasadnienia biznesowego, gdyż od niego będzie zależał kształt projektu. Odłóżmy na chwilę na bok cele projektu. Zastanówmy się teraz nad tym, jaka jest zależność pomiędzy rodzajem witryny a zakładanym przez nas celem tej inwestycji, jaką jest budowa witryny. Inaczej przecież podejdziemy do tworzenia bloga (firmowego czy też personalnego), strony firmowej czy markowej, a w inny sposób będziemy pracować nad komercyjnym projektem nastawionym na zysk, np. sklepem internetowym, portalem do obsługi e-szkoleń czy serwisem zarządzającym relacjami z klientem.

Zdefiniowanie rodzaju przedsięwzięcia zdeterminuje po pierwsze cele, po drugie grupy interesariuszy, którzy mogą być zainteresowani powodzeniem lub porażką projektu. Dochodzimy w tym momencie do sedna. Czym bowiem jest sukces projektu jeśli nie zdefiniowaniem i osiągnięciem celów projektu z punktu widzenia interesariuszy? Oczywiście czynniki wskazujące na sukces mogą być różne, ale bez wątpienia jest wśród nich zdefiniowanie celów.

Po określeniu celów należy zająć się solidną analizą interesariuszy. Trzeba przy tym odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań, m.in.

1.    Kto ma wpływ na projekt?

2.    Na kogo wpływa projekt?

3.    Jak interesariusze postrzegają projekt i jak są do niego nastawieni?

4.    Jak mogą pomóc przy realizacji projektu?

5.    Jak mogą przeszkodzić w realizacji projektu?

6.    Jak możemy na nich wpływać i jak oni mogą wpływać na nas?

7.    Jak interesariusze mogą się z nami komunikować?

Po co właściwie to robić? Analiza interesariuszy daje szereg informacji, które pomagają zarządzającym projektem zaplanować i realizować odpowiednią strategię działania. Jest to kolejny element nie do przecenienia na etapie definiowania projektu. Dokładna analiza przybliża nas do zaplanowania odpowiedniej strategii, która nie jest niczym innym jak kompleksowym planem osiągnięcia celów.

Kiedy wiemy już co chcemy osiągnąć i kto może być zainteresowany naszym projektem, to pora na wykreowanie zespołu projektowego i pierwszego, zgrubnego szacowania budżetu. Oczywiście, w tego typu projektach musimy mieć z tyłu głowy cel biznesowy jaki chcemy osiągnąć. Od tego czy chcemy być innowacyjni i wejść na rynek z czymś nowym, czy chcemy coś umiejętnie skopiować, w dużej mierze będą zależały nasze założenia budżetowe. Pamiętajmy, że w tego typu projektach, czyli de facto opartych na nowoczesnych technologiach, bycie drugim, wcale nie skazuje nas na porażkę. Czasem zamiast eksperymentować, warto po prostu skopiować coś co już działa i sprawdza się na rynku. Niekiedy warto wykorzystać narzędzie i nadać mu lepszą otoczkę marketingową, aby osiągnąć większy sukces niż prekursorzy.

Produktem pierwszej fazy projektu internetowego powinna być Karta projektu. Karta przedstawia m.in. kluczowe założenia projektu i uzasadnienie jego realizacji. To na podstawie Karty projektu jest podejmowana decyzja odnośnie tego czy tak zdefiniowany projekt przechodzi do kolejnej fazy tj. planowania. Choć to właśnie w fazie planowania przygotowywany jest plan działania, to już w fazie inicjacji projektu pojawiają się pierwsze pytania, które przygotowują grunt pod plan działania.

O tym i o samej fazie planowania z przyjemnością opowiem Państwu w kolejnym DECYDENCIE.

HUBERT ŚWITALSKI

certyfikowany project manager IPMAD